Sera ya Faragha ya NCI

1. Taarifa ya Kibinafsi ni nini?

"Taarifa ya Kibinafsi" ni habari inayokuwezesha kujulikana na inayokuhusu au inahusu watu wengine wanaonufaika pia na Huduma zetu, kama vile wategemezi wako, na inaweza kujumuisha data ya kibinafsi ambayo ni nyeti . "Data ya Kibinafsi ambayo ni nyeti " inajumuisha habari inayofichua kabila lako, hali yako ya afya, asili yako ya kijamii, imani yako, data za kijenetiki, hali yako ya ndoa, jinsia yako au mwelekeo wako wa kijinsia.

2. Ni aina gani ya taarifa binafsi itakayokusanywa?

Tutakusanya na kuchakata aina mbalimbali za data ya kibinafsi kukuhusu, kama vile:

• Maelezo ya jumla kama vile jina lako, maelezo ya njia ya mawasiliano (anwani ya barua pepe na namba za simu), tarehe ya kuzaliwa, na jinsia;
• Maelezo ya eneo;
• Anwani za IP unapotembelea kurasa za wavuti zilizo na vidakuzi;

3. Tutapata vipi taarifa zako za kibinafsi?

Tutakusanya na kutumia taarifa zako binafsi unazotupatia na zile tunazopokea kukuhusu kutoka kwenye marejeleo mbalimbali kwa madhumuni kadhaa na kwa idhini yako iliyo wazi isipokuwa wakati sheria na kanuni husika hazitulazimishi kupata idhini yako wazi. Marejeleo haya ni pamoja na:

• Wewe mwenyewe unapotupatia taarifa moja kwa moja;
• Tunapohitajika kukusanya Taarifa Zako Binafsi kama matokeo ya makubaliano ya kimkataba, kutoshirikisha taarifa hii kunaweza kuzuia au kuchelewesha kutimiza majukumu hayo. Kwa mfano, kama hutatoa baadhi ya Taarifa Zako Binafsi, hatutaweza kukupa Huduma.

4. Tutakusanya taarifa yako ya kibinafsi kwa nini?

Taarifa Yako Binafsi inakusanywa ili kutoa Huduma unazostahili. Tunatumia Taarifa Yako Binafsi kwa:

• Kuthibitisha taarifa zako za kitambulisho
• Kusindika bidhaa na huduma kwenye majukwaa yetu
• Kukutumia taarifa muhimu kuhusu mabadiliko katika sera zetu, vigezo na masharti mengine, na taarifa nyingine za utawala;
• Kufanya maamuzi yasiyo ya kiotomatiki kuhusu ikiwa tutakupatia Huduma
• Kuboresha mafunzo, na usalama bora (kwa mfano, kuhusu simu kutoka kwa namba zetu za mawasiliano zilizorekodiwa au zinazofuatiliwa);
• Kugundua, kuzuia, kuchunguza, na kulinda biashara yetu dhidi ya udanganyifu au uhalifu mwingine;
• Kusimamia mifumo na miundombinu yetu, kuhakikisha uendeshaji bora wa biashara, na kuzingatia sera na taratibu za ndani, ikiwa ni pamoja na ukaguzi, fedha na uhasibu, bili na ukusanyaji, mifumo ya IT, uendelezaji wa biashara, na rekodi, na usimamizi wa uchapishaji wa nyaraka;
• Kubinafsisha Huduma zetu kwako, ikiwa ni pamoja na kutoa mapendekezo, makala yaliyobinafsishwa, na matokeo ya utafitii yaliyobinafsishwa;
• Kuboresha ubora wa Huduma zetu na michakato, kwa mfano, kufanya utafiti, kupima utendaji, utafiti, na uchambuzi wa data ili kuelewa jinsi Huduma zetu zinavyotumiwa
• Kutatua malalamiko, kujibu maswali, na kutatua mizozo;
• Kuzingatia sheria na majukumu ya udhibiti, ikiwa ni pamoja na yale yanayohusu kupambana na wizi wa fedha na ugaidi; na kujibu maombi kutoka kwa mamlaka za umma na serikali na kushughulikia masuala ya kisheria;
• Kuanzisha na kulinda haki za kisheria; kulinda uendeshaji wetu au wa kampuni zetu za kikundi au washirika wa biashara; kulinda haki zetu, faragha, usalama au mali, na/au za kampuni zetu za kikundi, wewe au wengine; na kutafuta njia zilizopo au kupunguza uharibifu..

5. Msingi wa kisheria wa kufanya mchakato ni upi?

Tunaweza kutumia Taarifa Yako Binafsi kwa madhumuni kadhaa tofauti kama ilivyoelezwa hapo juu ambayo huhusiana na Huduma tunazotoa. Kwa hiyo, tutategemea msingi ufuatao wa kisheria kutumia Taarifa Yako Binafsi:

1. Matumizi ya Taarifa Yako Binafsi ni muhimu kwa utekelezaji wa mkataba ambayo wewe ni mshiriki;
2. Tuna jukumu la kisheria au la udhibiti wa kutumia Taarifa Yako Binafsi. Kwa mfano, tutategemea msingi huu kuzingatia majukumu ya kuzuia wizi wa fedha na ugaidi;
3. Tuna haja iliyo halai ya kutumia Taarifa Yako Binafsi. Tunaweza kutegemea msingi huu wa kisheria kwa lengo la kutoa matokeo bora, mafunzo, na kusimamia miundombinu na shughuli zetu. Tunapokusanya na kuchakata Taarifa Yako Binafsi chini ya msingi huu, tunaweka hatua imara za kuhakikisha kuwa faragha yako inalindwa na kwamba maslahi yetu halali hayazidi maslahi yako au haki na uhuru wako wa msingi.
4. Kutokana na asili ya Huduma unazofaa kupata, tunaweza kuchakata data za siri zinazohusiana na utoaji wa Huduma hizo.
5. Kwa ujumla, idhini yako itahitajika wakati wa kusajili kwa Huduma zetu, na katika hali maalum kutokana na aina ya data inayohitajika kufichuliwa, au inavyotakiwa kulingana sheria na kanuni husika.

6. Kufichua Taarifa Binafsi

Taarifa yako binafsi inaweza kufichuliwa inapokuwa ni lazima kutoa Huduma unayofaa, au kwa madhumuni yoyote yaliyoelezwa katika Sera hii, tunaweza kufichua Taarifa yako Binafsi kwa vyama vingine. Tutapitia kila ombi la kupokea taarifa binafsi na tunaweza kukataa kutoa taarifa hiyo kwa anayeomba. Ombi likikubaliwa, tutatuma tu taarifa kidogo na iliyo muhimu. Taarifa nyeti (kama vile taarifa za matibabu zinazokuhusu) hazitashirikishwa bila kupata idhini yako wazi;

Tunaweza kufichua Taarifa yako Binafsi ili itumiwe na;

1. NCI-Kenya na kampuni shiriki zake , na kampuni ya Savannah Informatics, lakini taarifa yako itapatwa tu na watu binafsi au taasisi lio na zinabaki kwa watu na taasisi zilizo na haja ya kupata taarifa kwa madhumuni yaliyoelezwa katika Sera hii;
2. Watoa huduma wa nje, kama vile watoa huduma wa mifumo ya IT, wanaotoa msaada na watoa huduma wa kuhifadhi; wanaotafsirii; na watoa huduma wa nje wanaosaidia katika kutekeleza shughuli za biashara;
3. Watoa huduma za ukuzaji na uuzaji watapata taarifa yako ikiwa umetoa kibali chako cha kutumia huduma hii, na unapojiondoa, maelezo yako ya kibinafsi hayatashirikiwa;
4. Washauri wa kitaalamu wa nje na washirika kama vile wataalamu wa matibabu, wahasibu, wakadiriaji, wakaguzi,, wataalamu, washauri, mawakili; benki na taasisi za kifedha zinazohudumia akaunti zetu; wachunguzi wa madai, waangalizi na wengine;
5. Wadhibiti wetu na wakuu katika serikali au wakuu wa umma inapobidi kutii wajibu wa kisheria au udhibiti, ombi rasmi, amri ya mahakama, au utaratibu sawa wa kisheria;
6. Polisi na vyama vingine au mashirika ya utekelezaji wa sheria, mahakama, mdhibiti, mamlaka ya serikali au vyama vingine inapokuwa ni muhimu kwa kuzuia au kugundua uhalifu au kufuata wajibu wa kisheria au wa kudhibiti; au vinginevyo kulinda haki zetu au haki za washiriki wa nje ;
7. Mashirika yanayokusanya madeni;
8. Mashirika ya utafiti yanayofanya uchunguzi kwa niaba yetu;
9. Wahusika wengine waliochaguliwa kuhusiana na uuzaji, uhamishaji au kutupilia mbali biashara yetu;
10. Vyama vingine vya nje, kama vile watoa huduma wa dharura (moto, polisi na huduma za dharura za matibabu) na watoa huduma wa usafiri;
11. Hifadhidata za serikali zinazopatikana kwa umma na/au zilizowekewa vikwazo ili kuthibitisha maelezo yako ya utambulisho ili kutii mahitaji ya udhibiti.

7. Uhamisho wa Kimataifa wa Data

Taarifa yako binafsi inaweza kufichuliwa inapokuwa ni lazima kutoa Huduma unayofaa, au kwa madhumuni yoyote yaliyoelezwa katika Sera hii, tunaweza kufichua Taarifa yako Binafsi kwa vyama vingine. Tutapitia kila ombi la kupokea taarifa binafsi na tunaweza kukataa kutoa taarifa hiyo kwa anayeomba. Ombi likikubaliwa, tutatuma tu taarifa kidogo na iliyo muhimu. Taarifa nyeti (kama vile taarifa za matibabu zinazokuhusu) hazitashirikishwa bila kupata idhini yako wazi;

Tunaweza kufichua Taarifa yako Binafsi ili itumiwe na;

1. Kutokana na asili ya Huduma, data tunayokusanya kutoka kwako inaweza kuhamishwa na kuhifadhiwa katika eneo nje ya Kenya.
2. Taarifa Yako Binafsi inaweza kushirikishwa au kupatikana na vyama vilivyoko katika nchi nyingine nje ya Kenya ambazo zina mfumo tofauti wa ulinzi wa data na Kenya.
3. Katika kila hali, ambapo tunahamisha Taarifa Yako Binafsi nje ya Kenya, tutafanya uhamisho huo kulingana na sheria za ulinzi wa data husika na kuhakikisha kuwa kuna hatua sahihi za kinga, kama vile majukumu ya mkataba, zilizowekwa kuhusiana na ulinzi wa Taarifa Yako Binafsi kulingana na Sera hii.

8. Uhifadhi wa Taarifa Binafsi

1. Tutahifadhi Taarifa Yako Binafsi tu kwa muda ulio muhimu kutoa Huduma kwako; kutekeleza majukumu yaliyoelezwa katika Sera hii; na kwa madhumuni ya kuzingatia, au kutimiza wajibu wowote wa kisheria, au mahitaji ya udhibiti, kodi, uhasibu, au kuripoti.
2. Tunahakikisha kuwa taratibu sahihi ziko za kusimamia Taarifa Yako Binafsi na kuiondoa au kuifadhi kwenye nyaraka inapohitajika.
3. Tutafuta taarifa yako binafsi mara tu muda wetu wa uhifadhi wa miaka 6 baada ya matumizi yako ya mwisho ya huduma zetu unapokwisha, na mara tu tutakapokidhi madhumuni yoyote yaliyotajwa hapo awali.
4. Taarifa isiyojulikana isiyoweza tena kuhusishwa na wewe inaweza kuhifadhiwa milele.

9. Haki Zako

Chini ya sheria za ulinzi wa data, una haki fulani kuhusu Taarifa zako Binafsi tulizonazo. Unaweza kutumia, kama inavyoweza kutumika, haki hizi wakati wowote kwa kuwasiliana nasi kwa kutumia maelezo yaliyowekwa katika sehemu ya "Wasiliana Nasi" hapa chini.

Haki zako ni pamoja na:

1. Haki ya kupata habari - Una haki ya kupewa habari kuhusu jinsi taarifa yako binafsi itatumika.
2. Haki ya kupata Habari Yako Binafsi - Una haki ya kupata nakala ya Taarifa Yako Binafsi tuliyonayo kukuhusu. Utapewa taarifa hii kwa njia ya kielektroniki isipokuwa wakati utaomba iwe kwa njia tofauti.
3. Haki ya kupinga au kuzuia usindikaji - Una haki ya kupinga usindikaji wetu wa Habari Yako Binafsi au kutuomba tusitumie Habari Yako Binafsi. Tafadhali kumbuka kuwa katika hali fulani, kutumia haki hizi kunaweza kutufanya tushindwe kuendelea kutoa Huduma kwako, au kuzingatia ombi hilo ikiwa kuna sababu halali zinazozidi maslahi yako.
4. Haki ya marekebisho - Una haki ya kurekebisha, kubadilisha au kusasisha Taarifa Yako Binafsi tuliyo nayo kukuhusu. Tafadhali elewa kwamba tunachukua hatua mwafaka kuhakikisha kuwa Taarifa Yako Binafsi tunayoshikilia kukuhusu ni sahihi na kamili.
5. Haki ya kufuta - Una haki ya kuomba kufutwa kwa Taarifa Yako Binafsi, ikiwa ni pamoja na taarifa isiyo sahihi, iliyopitwa na wakati, isiyokamili au inayodanganya. Tafadhali kumbuka kuwa katika hali fulani, kutumia haki hii kunaweza kumaanisha hatuwezi kuendelea kutoa Huduma kwako.
6. Haki ya kubeba data - Una haki ya kutuomba kutoa Habari Yako Binafsi kwako kwa muundo wa kawaida wa elektroniki, na kuhamisha Habari Yako Binafsi uliyotupatia kwa chama kingine cha tatu unachochagua, kwa kadri inavyowezekana kwa kiufundi.
7. Haki ya kupinga uuzaji wa moja kwa moja - Una haki ya kupinga matumizi ya kibiashara ya data yako, au kutuomba tuache kukutumia mawasiliano ya uuzaji. Unapotoa idhini yako ya moja kwa moja, data yako haitatambulishwa ili kuhakikisha kuwa hutambuliki tena
8. Haki ya kutokabiliwa na maamuzi ya kiotomatiki (ikiwa ni pamoja na kuorodhesha maelezo mafupi) - Una haki ya kutokabiliwa na uamuzi unaotegemea uchakataji wa kiotomatiki, ikijumuisha uwekaji wasifu unaoleta athari za kisheria kuhusu au kukuathiri kwa kiasi kikubwa. Hatutegemei maamuzi yetu kwa njia za kiotomatiki pekee. Tafadhali kumbuka kuwa katika hali fulani utumiaji wa haki hizi utatufanya tushindwe kuendelea kukupa Huduma, au kutii ombi kunaweza kusiwe rahisi pale ambapo kunaweza kuwa na sababu za msingi na halali zinazobatilisha maslahi yako.
9. Haki ya kuondoa idhini - Una haki ya kuondoa idhini yako wakati wowote. Tunatafuta na kupata kibali chako cha kukusanya na kuchakata Taarifa zako za Kibinafsi ili kutoa Huduma. Tafadhali kumbuka kuwa katika hali zingine utumiaji wa haki hii utamaanisha kuwa hatuwezi kuendelea kukupa Huduma.
10. Haki ya kuwasilisha malalamiko - Una haki ya kulalamika kwa Afisa wetu wa Ulinzi wa Data na Ofisi ya Kamishna wa Ulinzi wa Data ikiwa unaamini kuwa matumizi yoyote ya Taarifa zako za Kibinafsi kwetu ni ukiukaji wa sheria na kanuni zinazotumika za ulinzi wa data. Kuwasilisha malalamiko hakutaathiri haki nyingine zozote za kisheria au masuluhisho uliyo nayo.

10. Usalama wa Taarifa za Kibinafsi

Tutachukua hatua zinazofaa za kiufundi, kimwili, kisheria na kishirika, ambazo zinaambatana na sheria zinazotumika za ulinzi wa data ili kulinda Taarifa zako za Kibinafsi.

11. Mabadiliko ya Sera hii

Tunaweza kusasisha Sera hii ya Faragha mara kwa mara ili kuhakikisha kuwa inasalia kuwa sahihi. Tafadhali angalia tena kila wakati unapotupa Taarifa za Kibinafsi za ziada. Mabadiliko kwenye Sera yatakapokuwa na athari za kimsingi kwa asili ya uchakataji wetu wa Taarifa zako za Kibinafsi au vinginevyo kuwa na athari kubwa kwako, tutakupa taarifa ya mapema ya kutosha ili upate fursa ya kutumia haki zako kuhusiana na Taarifa za Kibinafsi.
Sera hii ya Faragha ilisasishwa mara ya mwisho mnamo Oktoba 2023.

12. Jinsi ya Kuwasiliana Nasi

Ikiwa ungependa kuwasiliana nasi kuhusu kipengele chochote cha sera hii ya faragha au una maswali yoyote kuhusu uchakataji wa Taarifa zako za Kibinafsi, unaweza kuwasiliana nasi kupitia njia zilizo hapa chini au kuwasilisha ombi lako kupitia mifumo yetu ya kidijitali.